営業事務とは？
営業事務の仕事内容から
適性・役立つ資格・スキルまで徹底解説！
営業マンをしっかりフォローするバイプレイヤー
営業事務の仕事は、その名の通り、『営業職のサポート業務』です。主な仕事内容は、見積書や注文書をはじめとする様々な書類の作成、そしてそれらの管理などをします。もちろん商品知識なども必要で、身につけないといけない知識は幅広いです。
営業職のサポートなので、もちろん営業担当との連携も欠かせません。コミュニケーションスキルは重要です。そして、営業の方と一緒に外回りをすることもありますので、ヒューマンスキルも非常に重要視されるお仕事です。最低限のビジネスマナーは必須と言えます。
事務職がしたいけど、どちらかといえば人と関わることが好きという方、単調な作業の繰り返しより臨機応変な対応の方が得意だという方におすすめです。
営業事務を目指す場合、Word・Excelはもちろんのこと、会議資料の作成や、顧客向けのプレゼン資料を作成することもありますので、PowerPointのスキルもあると仕事の幅が増えるでしょう。
営業事務の仕事内容
1.資料作成
営業担当者の指示に従って、各種資料を作成します。主に見積書、契約書、請求書など取引に必要な資料を作成します。社内システムやExcelを使用するため、PCのスキルが必要となるでしょう。急ぎの取引もあるため、スピーディで正確な対応が求められます。
2.ファイリング
各種取引で作成した資料を、取りまとめる作業です。種類別、日別、会社別などに分類してファイリングします。印刷物はファイル何冊分にもなることが多いため、時間や手間がかかる作業となります。問い合わせがあると、収納した書類の中から探す作業も発生するため、管理能力が必要となるでしょう。
3.顧客管理
取引先のお客様情報を管理する業務です。住所、電話番号、担当者名、取引履歴、契約期間などをまとめます。このリストは契約更新の打診の際にも利用しますので、営業担当者としっかりと連携することが必要です。
4.在庫・受注・出荷管理
メーカーや製造業での営業事務の場合、取り扱う商品の在庫管理から出荷管理までを行う場合があります。顧客からの注文に応じて商品の出荷、配送の手配などを行います。主にExcelを使って数字の管理を行うため、データ入力やピボットテーブルでの集計ができると作業効率が良くなるでしょう。
5.電話・メール・来客対応
営業事務は、一日の最初にメールをチェックして、予定や連絡事項を確認します。担当営業不在時には代わりに電話対応したり、来客時に受付応対することもあります。また、電話では担当者に取り次ぐだけでなく、自分自身が問い合わせに回答することもあるため、社内状況や製品についてきちんと把握しておく必要があります。時にはクレーム電話もあるため、柔軟な対応が求められるでしょう。
一般事務との違い
一般事務の仕事は、オフィス内でのデスクワークがメインになります。主な仕事は、データ入力、資料作成、書類のコピー、ファイリング、会議のセッティング、電話・メール応対、郵便物の仕分け等、部門を限定せず幅広い事務を行う会社が多いようです。一方、営業事務は営業担当のサポートが業務のメインです。しかしながら、企業によってはその明確な区別がなく、営業事務であっても一般事務の業務内容をこなせることが必要とされている場合もあります。
・関連する職業： 一般事務
営業事務の適性
ExcelやPowerPointが使える
営業事務ではExcelを使ったデータ入力作業等があるため、PCスキルが求められます。とくに関数やピボットテーブルなどの表計算スキルはどんな職場でも使えるため、身に着けておいて損はないでしょう。また取引先へのプレゼン資料やセミナーのスライド作成を行うこともあるため、PowerPointのスキルも持っていると評価に繋がります。
コミュニケーション能力
営業事務は社外とのやり取りが非常に多く発生するため、コミュニケーション能力が必要です。営業担当者が不在の時には、代わりに問い合わせ対応をしたり、適切なクレーム応対をしたりする必要があります。また、自分が受けた内容を、営業に正しく伝えることも大切です。
スケジュール管理能力
お客様との取引が業務の柱になるため、先方の都合や社内事情も併せて考えられるスケジュール管理能力が求められます。通常、商品のやり取りには書類の承認や確認作業のため1～2週間かかってしまいます。これらを鑑みて、前倒しでスケジュールを組む必要があります。また営業担当者によっては請求書の提出が遅れがちな人もいるため、都度注意喚起をするなどしてコントロールすることも大切です。
臨機応変な対応
営業部は、基本的にお客様の要望に合わせて動くことが多いです。そのため業務マニュアルや一般的な納期といったルールも、時には守らずに対応することが求められます。そんな場合でもすぐに断らず、お互いに折り合いを付けて進めるにはどうすればいいのかを考えて行動する力が求められるでしょう。
営業事務に役立つ資格・スキル
資格1.MOS
MOSは、Microsoft OfficeソフトであるWordやExcelのスキルを証明する資格です。営業事務では必ずと言っていいほどよく使うツールなので、資格取得で就職や転職の強みになるでしょう。
・関連する講座： 基礎からのMOS Master
資格2.日商PC検定
日本商工会議所主催の検定で、MOSと並ぶ人気を誇ります。「文書作成（Word）」「データ活用（Excel）」「プレゼン資料作成（PowerPoint）」の3部門に分かれています。PC操作のほかに文書作成やデータ活用、プレゼン資料の作成スキルが身に付くでしょう。
資格3.秘書検定
文部科学省後援のビジネス検定のひとつで、ビジネスパーソンとしての基礎知識が身に付きます。「秘書」とありますが、本当の秘書業務だけでなく、電話応対や礼儀作法といった幅広いマナーを身に付けたい方にもおすすめです。
スキル1.Excel
営業事務でのデータ入力、データ管理を業務として行います。整理されていない情報から関数を用いた表計算文書や簡単なグラフが作れることや、条件分岐など計算を含んだ表作成・グラフ・データベース管理・マクロまでできるとかなり重宝され、転職時でも有利です。
・関連する講座： Excel講座一覧
スキル2.Word
営業事務では資料や企画書といった書類を作成する業務があります。ただ文字が打てるだけでは業務にいかせません。「見やすさ」や「分かりやすさ」を意識して、書類を作成できると良いでしょう。
・関連する講座： Word講座一覧
スキル3.PowerPoint
営業事務は営業の代わりに、会議資料の作成や、顧客向けのプレゼン資料を作成することもあります。TPOに合わせた資料を作成できるようになると重宝されます。
・関連する講座： PowerPoint講座一覧
営業事務の働き方
営業事務の仕事は主に営業担当者のサポートです。
業務としては多岐にわたり、一般事務レベルの業務に加え、社内外会議資料やプレゼンテーション資料の作成なども行います。時には営業に同行して顧客と打ち合わせをすることもあります。専門知識や業界知識などが必要になる仕事も多いため、日々情報収集をする、前向きに学習する必要があります。もちろん、請求書や資料などの作成を行う為のパソコンスキルは欠かせません。営業事務は営業社員の活動や顧客のペースで物事が進む為、自分のペースで仕事が進むわけではなく、突発的な残業なども多いと言われています。その為、臨機応変な対応力が必要です。また、営業担当者や顧客など、人と関わる機会が多い業務であるため、コミュニケーション能力が必要です。
営業事務のキャリアパス
一般事務を経験しなければ営業事務ができないというわけではありませんが、転職の際には有利になります。また、営業事務は、営業職のサポートがメインのため、事務経験よりも営業経験があってそのノウハウや流れを知っているというスキルが役に立つ業務内容です。また、英語力を身につけることにより貿易事務へのステップアップも可能です。
営業事務は、特別な資格が必要というわけではありませんが、業務で必要なWord・Excelをはじめ、PowerPointなどの操作スキル、MOSなどの資格取得をしていると、転職の際の評価に繋がる場合があります。KENスクールでは無料カウンセリングも毎日実施していますので、ご興味のある方はこちらよりお問い合わせください。
オンライン・お電話でご相談できる
無料カウンセリングはこちら
営業事務の平均年収は
| 20代 | 265万円 |
|---|---|
| 30代 | 322万円 |
| 40代～ | 355万円 |
営業事務は年齢とともに給料も上がる傾向が見られます。また、業界・業種や地域などによっても営業事務の給料には差があり、職場によって年収は違ってきます。プラスアルファのスキルを身につけ、営業事務からのキャリアアップを目指す方が多いと言えるでしょう。
岡島 彩華さん
OfficeKENスクール新宿本校卒業生
自分の中で指導する立場を目指そうというビジョンも持てるようになりました。
日々の業務の中で更に効率をあげられるよう、また後輩への指導も行えるような立場になるためにKENスクールで学んだことを活かしていきたいです。今回学んだExcel以外にもパソコンスキルをあげていきたいと思っております。
営業事務におすすめの講座
未経験で営業事務を目指すなら
事務作業で使うことの多いExcel、Wordの基礎が学べます。簡単な表作成、大量データを活用するためのデータベース機能など、どんな職場でも生かせるスキルなので、身に着けて置いて損はありません。
この講座を受講した方の声
ビデオの内容は、全体的に分かりやすかったと感じております。応用講座の方は、中々一回見ただけでは理解できない所もありましたが、テキストだけでは吸収しにくいところも、映像があることで効率よく知識を吸収できた点が良かったです。
こちらからの質問に答えていただくばかりではなく、お話をする中で、こちらが自覚していないような疑問点まで見つけて頂き、突っ込んだ説明をして頂いたことが何度もありました。非常にありがたかったです。
この講座を受講した方の声
ビデオの内容は、全体的に分かりやすかったと感じております。応用講座の方は、中々一回見ただけでは理解できない所もありましたが、テキストだけでは吸収しにくいところも、映像があることで効率よく知識を吸収できた点が良かったです。
こちらからの質問に答えていただくばかりではなく、お話をする中で、こちらが自覚していないような疑問点まで見つけて頂き、突っ込んだ説明をして頂いたことが何度もありました。非常にありがたかったです。
営業事務のスキルを磨くなら
営業事務ではExcelを使用することが多く、またExcelはスキルに深さがあります。関数と数式の活用方法だけではなく、Officeソフト上の作業を自動化する「マクロ」を覚えると強みになるでしょう。
この講座を受講した方の声
困っているときの声掛けのタイミングが、自分でやってみてから困った頃にしていただけるので勉強になる。自分の弱点を発見しやすく、勉強の進め方を的確に教えていただくことができた。映像があることで効率よく知識を吸収できた点が良かったです。
KENスクールは個別指導で丁寧に教えてくれること、予約・キャンセルの柔軟さ、アットホームな雰囲気といった点がとても良かったです。現在の仕事はExcelでデータを扱うことが多く、効率化したいと思いこのコースを受講しました。応用の課題のように自分で一からフォームを動かすにはまだまだ力不足でトレーニングが必要ですが、マクロの仕組みは理解することができたので、他人が作ったマクロをアレンジすることや、簡単なマクロなら組むことができそうなので、仕事にも活かせそうだなと思いました。早速使ってみます。職場の研修の一環として受講する機会を得ましたが、Accessのコースなども気になるので、また他のコースも受講してみたいと思います。同僚が6名受講させていただき、日々KENスクールの話題で溢れていて楽しい時間を過ごさせていただきました。（ちなみに、みんなモニターを購入してPC画面2つで仕事をするようになり、かなり快適です。）今後もお世話になるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。
