Access（アクセス）はデータベースに特化したソフトであり、Microsoft社が開発した「リレーショナルデータベース管理ソフト」です。
データを効率よく管理、運用できるようになっています。
本来データベースを構築するためには専門的な知識が必要ですが、Accessではウィザードを使用しながら簡単に作成することができます。また、マクロやVBAを利用することでより高度なデータベース設計が可能です。
Accessで作成するデータベースは様々な「オブジェクト」で構成されています。
Accessの理解はまずはここから始まりまります！
＜Accessのオブジェクト＞
・テーブル
データを保存します。データベースの一番基本となるオブジェクトです。
・クエリ
条件にあったデータの抽出や並べ替えを行い、結果を表示します。
・フォーム
テーブルへのデータ入力画面です。データを表示、追加、更新、削除ができます。
・レポート
蓄積されたデータを集計し、様々な形式で印刷できます。
・マクロ
複雑な操作や繰り返し行う操作を自動化します。
・モジュール
VBAというプログラミング言語を使用して一連の操作を自動化、データベースに機能を追加します。
Accessではこれらのオブジェクトをひとつのデータベースに格納し、ファイルとして管理します。
テーブルの使い方
テーブルとは、目的別に集められたデータを保存するためのオブジェクトです。1つのデータベースには複数のテーブルを格納することができます。
新規にテーブルを作成するためには、データベース作成後に表示されるデータシートビューで作成する方法や、デザインビューで作成する方法などがあります。
見出しにあたる名前である「フィールド名」と格納されるデータ種類を指定するための「データ型」を設定します。フィールドプロパティを設定し、データの表示方法や入力支援などを設定するのも効率化に繋がります。
クエリの使い方
クエリとは、テーブルに保存されているデータの中から特定のデータを抽出して表示します。“抽出”とは目的のデータだけを取り出すことを言います。
データの抽出をするためには必要なフィールドや条件を指定する必要があります。
また計算機能もあります。
クエリはテーブルと違い、データそのものは保存していません。表示するフィールド、並べ替えや抽出の条件だけが保存されます。また、「アクションクエリ」といって、テーブルのレコードに対する一括操作をクエリで行う事も可能です。
フォームの使い方
フォームとは、テーブルに保存されているデータを表示、入力するためのオブジェクトです。
フォームを使用せずにテーブルだけで操作を行う方もいます。テーブルでは1行に表示されている1レコードを1画面に表示することができるため、入力を効率よく行うことができます。
フォームはカードのような形式をイメージすると良いでしょう。
作成方法としてはフォームツールから簡単に作成する方法と、フォームウィザードを使用して表示するフィールドを対話形式で作成する方法があります。
レポートの使い方
レポートとは、テーブルに保存されているデータを、様々な形式で印刷するためのオブジェクトです。例えば明細書や宛名ラベルの作成ができます。
レポートの方法もフォームと同様にフォームツールから簡単に作成する方法と、レポートウィザードを使用して表示するフィールドを対話形式で作成する方法があります。
オブジェクトの理解がAccessを制する！！
いかがですか？Accessの「オブジェクト」がどのようなものかイメージできましたか？
オブジェクトの理解ができたら次は、それぞれのオブジェクトを使用していきましょう！
