Access（アクセス）はデータベースに特化したソフトです。
Accessは、Microsoft社が開発した「リレーショナルデータベース管理ソフト」です。
「リレーショナル」という言葉には「関係」・「つながり」といった意味がありますが、メリットとしては、複数のテーブル（データの保管庫）を繋げて使用することにより、管理や加工がしやすくなるということが挙げられます。
例えば住所録や売上台帳管理などは、Accessで管理すると効果的です。
データベースはExcelでも作成・管理できますが、Accessの場合はExcelのようにワークシートで管理するのではなく、1つのデータ内に複数のデータベースを管理できます。このため、煩雑にならないのが特徴です。
では、具体的にAccessでは大きくわけて2つの「できること」があります。
1.データの加工や分析
例えば、Excelに「売上」のデータがあったとしましょう。
項目は「顧客ID」「売上日」「売上数量」の３つです。
また、別のExcelデータには「顧客」のデータがあります。
項目は「顧客ID」「顧客名」です。
この2つのデータを使用して、「売上」のデータの中に「顧客名」を入れたいと考えました。
もちろんExcelでもVLOOKUP関数を使用すれば加工は可能です。しかし、件数が多くなれば処理そのものや修正が煩雑であったり面倒になる可能性が出てきます。
これをAccessで実行する場合、まずExcelデータをAccessにインポートし、「売上」、「顧客データ」の2つのデータを「顧客コード」でつなぎ、クエリで実行するだけで完了です。
2.データを入力して利用する
例えば、毎日の「売上げデータ」を入力して保存したいという場合があったとしましょう。
こちらもExcelでも可能ですが、入力項目が多くなったり、件数が増えてくると入力したり加工することが複雑になり、難しくそして手間もかかるようになります。
Accessで定型データを作っておけば毎回簡単に作成することができます。
また、Accessには「レポート」と呼ばれる帳票機能があります。
例えば、某配達業者のような帳票や見積書、納品書などの多くの雛形のレポート（テンプレート）も用意されています。
簡単にいろいろな帳票を作成することができるのです。
いかがですか？
Accessは「難しい」と一般的に思われがちですが、実はデータ管理をしていく上ではExcel より簡単で効率的に作業ができるようになるんです。
日頃はExcelでデータ管理しているという方も、少しAccessに触れてみはいかがでしょうか？
